Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Содержание

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.

Что является денежным документом?

Порядок оприходования денежных документов

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Итоги

Что является денежным документом?

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н).

В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги.

Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы.

Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

Подробнее о БСО можно узнать из материала «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе.

Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом.

При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Подробнее о том, как разработать регистр бухучета, можно узнать из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах.

При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

  • дата приобретения билета;
  • дата поездки, на которую приобретен билет;
  • номер билета;
  • тип транспортного средства;
  • номер рейса, время, место, класс билета;
  • стоимость билета;
  • сумма НДС (если имеется);
  • сумма комиссионных и страховых платежей;
  • иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

Дт Кт Описание операции
60 50-1 Произведена оплата за денежные документы, приобретаемые у поставщиков или прочих контрагентов
71 51,50-1 Выданы средства подотчетному лицу на приобретение денежных документов
50-3 60,71 Оприходованы денежные документы в кассе на субсчете 50-3

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Пример

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/uchet_denezhnyh_dokumentov_cherez_podotchetnoe_lico_nyuansy/

Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв.

приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н; далее — Инструкция № 157н).

Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.

Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч.

К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.

п.

Есть категория документов, которые имеют стоимостную оценку, но в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
  • Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
  • Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Читайте также  Что такое денежное обязательство в бюджетной организации?

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

РазделЧто написать в учетной политике
Организация бухгалтерского учета Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №… к настоящей Учетной политике.Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике
Порядок проведения инвентаризации Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:

  • ________________________________
  • ________________________________
  • наличные денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности — ежемесячно на произвольную дату.
Учет финансовых активов В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):

  • почтовые марки;
  • маркированные конверты;
  • карты экспресс-оплаты услуг связи;
  • оплаченные талоны на бензин и масла;
  • проездные билеты на отдельные виды транспорта: авиа- и железнодорожные билеты;
  • единые проездные билеты;
  • _______________________
  • _______________________

Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости.

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

  • приобретены по безналичному расчету;
  • приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
  • выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.

15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе.

Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру.

Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н.

Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции.

Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

операцииДебетКредит
Поступление денежных документов
Поступление от поставщика в кассу 0 201 35 510 0 302 XX 730
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет 0 201 35 510 0 208 XX 660
Выявление излишков при инвентаризации 0 201 35 510 0 401 10 180
Выбытие денежных документов
Выдача из кассы в подотчет 0 208 XX 560 0 201 35 610
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора 0 302 XX 830 0 201 35 610
Списание недостачи 0 209 82 560 0 201 35 610
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение) 0 401 10 1720 401 20 273 0 201 35 610

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Учет денежных документов в конкретных ситуациях

Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Пример 1. Покупка и учет проездных билетов

МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.

Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».

В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:

операцииДебетКредитСумма, руб.
Оплачена стоимость проездного билета 1 302 22 560 1 304 05 222 1 500
В кассу учреждения получен проездной билет 1 201 35 510 1 302 22 660 1 500
Подотчетному лицу выдан проездной билет 1 208 22 560 1 201 35 610 1 500
Подотчетное лицо представило авансовый отчет 1 401 20 222 1 208 22 660 1 500

Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи

МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу.

Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт.

Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.

Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».

В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

операцииДебетКредитСумма,  руб.
В кассу учреждения получены карты оплаты 2 201 35 000 2 208 21 000 3 000
Подотчетному лицу выданы четыре карты оплаты 2 208 21 000 2 201 35 000 1 200
Подотчетное лицо представило авансовый отчет по использованным картам оплаты 2 109 80 221 2 208 21 000 1 200
Выявлена недостача денежных документов в кассе 2 401 10 1722 209 82 560 2 201 35 6102 401 10 172 600

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2016/10/11574

Что относится к денежным документам?

Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Обновление: 4 октября 2016 г.

Осуществляя свою экономическую деятельность, некоторые отечественные организации используют наличные деньги и осуществляют наличные денежные расчеты.

Одновременно отечественное законодательство допускает использование для субъектов гражданских правоотношений или сторон трудовых правоотношений оборот денежных документов, учет которых соответствующая организация обязана осуществлять в установленном порядке.

Документы, являющиеся денежными

Министерство финансов Российской Федерации своим приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило не только План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, но и Инструкцию по его применению.

Указанным выше Планом счетов введен субсчет 50-3 «Денежные документы», который применяется для учета таких документов, как, например, оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.п.

Обращает на себя внимание тот факт, что указанный перечень документов, которые являются денежными, является открытым и может быть дополнен тем или иным документом.

Важным обстоятельством является тот факт, что отечественное законодательство не предусматривает понятия документов, которые являются денежными.

Но, учитывая характерные признаки таких документов, можно сделать вывод, что к денежным документам относятся документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся ею.

Также особенностью таких документов является оплата предусмотренных ими услуг при приобретении документов, притом что на момент нахождения таких документов в организации услуги, предусмотренные такими документами, не оказаны.

Важным обстоятельством, которое надо учесть при использовании денежных документов, является необходимость хранения таких документов в кассе предприятия. Данная обязанность прямо предусмотрена разделом 5 Инструкции.

Также особого внимания заслуживает необходимость изготовления и оформления приходного кассового ордера, если такие документы сдаются в кассу предприятия. Если же документы выдаются третьим лицам из кассы организации, то организации необходимо оформить расходный кассовый ордер.

Существенным отличием РКО и ПКО для денежных документов от кассовых документов, необходимость в составлении которых возникает при осуществлении денежных расчетов, является необходимость проставления на кассовых документах для учета документов, являющихся денежными, записи «фондовый».

Все поступившие или выданные документы должны отражаться в журнале регистрации кассовых документов. Следует помнить, что такая регистрация производится отдельно от регистрации кассовых документов по денежным наличным расчетам.

Учет денежных документов

Помимо необходимости отражать движение документов в кассовой книге и журнале регистрации кассовых документов, разделом 5 Инструкции предусмотрен общий порядок учета документов, являющихся денежными.

В силу названных норм отечественного права аналитический учет осуществляется по видам документов на счете 50 «Касса».

По операциям с денежными документами учет производится по дебету счета 50, если документы поступают в кассу компании. Если документы выдаются из кассы компании, то учет происходит на кредите счета 50.

В кассовой книге необходимо регистрировать и осуществлять отражение документов как поступающих в кассу предприятия, так и выдаваемых из кассы организации третьим лицам. Но такой учет осуществляется на отдельных листах кассовой книги, на которых обязательно должна быть проставлена отметка «фондовый».

Как следует из методических рекомендаций по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н, в кассовой книге организации отражается движение денежных документов. Для этих целей используются отдельные листы книги, в которых следует проставлять метку «фондовый».

При заполнении кассовой книги по учету денежных документов следует помнить, что, строки книги «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи относительно движения документов, являющихся денежными, следует вносить сразу же после выдачи или получения соответствующего документа.

В заключение следует отметить, что в отличие от наличных денежных расчетов законодатель не разработал и не предусмотрел форму документа, используемого для учета денежных документов, выданных третьим лицам.

Как предусмотрено п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден соответствующим первичным документом.

Такими документами могут быть не только утвержденные формы, но и формы, самостоятельно разработанные соответствующим субъектом предпринимательских отношений. Обязательным требованием к таким документам является наличие в них реквизитов, прямо перечисленных в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Из изложенного выше следует, что для надлежащего учета движения таких документов предприятию, их использующему, необходимо самостоятельно разработать форму ведомости учета движения денежных документов с обязательным указанием в такой ведомости всех необходимых реквизитов.

Важно помнить, что вне зависимости от того, что такие документы не являются наличными деньгами, отечественные предприятия и организации обязаны осуществлять учет таких документов.

Неисполнение компанией установленной законом обязанности по учету денежных документов может явиться основанием для наложения на такую компанию или ее должностных лиц административного штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s501998

Денежные документы и бланки строгой отчетности

Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Денежные документы и бланки строгой отчетности – разные и не связанные между собой документы. Необходимо отметить, что в законодательных и нормативных актах отсутствуют четкие формулировки данных понятий, поэтому иногда в этих документах могут запутаться не только бухгалтеры, но и проверяющие.

В новой статье мы рассмотрим различия между денежными документами и бланками строгой отчетности, а также особенности их учета в учреждениях госсектора.

Что такое денежные документы и бланки строгой отчетности?

Денежные документы – это документы строгой отчетности, которые хранятся в кассе учреждения и имеют некоторую стоимостную оценку. Денежные документы сопровождают движение денежных средств.

Согласно пункту 169 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года №157н (далее – Инструкция №157н), к денежным документам, в частности, относятся:

  • оплаченные талоны на бензин, масла, питание и т.п.;
  • оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
  • полученные извещения на почтовые переводы;
  • почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и т.п.

Также к денежным документам можно отнести карты оплаты IP-телефонии или доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и другие документы.

В свою очередь, бланки строгой отчетности – документы с уникальными опознавательными данными, которые используются для подтверждения хозяйственных операций или подтверждают информацию о человеке. К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг, удостоверений и трудовых книжек, квитанционные книжки и другие документы.

Пункт 118 Инструкции №157н устанавливает ряд требований к бланкам строгой отчетности:

  • бланк изготовлен типографским способом по форме, утвержденной правовым актом органа власти, учреждения, в случаях, предусмотренных действующим законодательством;
  • бланк содержит номер и серию;
  • бланк имеет степень защиты и специальные требования по хранению, выдаче и уничтожению.

Чаще всего бланки строгой отчетности используются в таких отраслях, как медицина (родовые сертификаты, листки нетрудоспособности) и образование (аттестаты или дипломы).

Учет бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности не являются материальными запасами, поэтому для учета предусмотрен забалансовый счет 03 – по дебету этого счета отражается поступление бланков.

В учетной политике учреждения нужно указать, по какой стоимости бланки принимаются к учету: либо по реальной стоимости закупки, либо по 1 рублю за один бланк (на практике чаще применяется второй вариант).

Вышеупомянутый журнал по прочим операциям (форма 0504071) учреждение ведет по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал нужно подшить вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении бланков.

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина России от 30 марта 2015 года №52н) по видам, сериям и номерам.

В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток.

Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Отвечаем на Ваши вопросы

>Вопрос: Можно ли в бюджетном учете отнести абонементы в театр к «Денежным документам» и как их ставить?

Ответ: Одним из основных признаков денежного документа является номинальная стоимость. Если абонемент в театр таким признаком не обладает, то отнести его к денежным документам нельзя. На учет денежные документы ставятся ПКО (фондовый).

Статья подготовлена

экспертами Компании «Учёт в БГУ»

Если у вас возникли вопросы по данной теме, обсудите их с нашим экспертом по бесплатному номеру 8-800-250-8837. Ознакомиться со списком наших услуг можно на сайте УчётвБГУ.рф. Также вы можете подписаться на обновления нашего блога, чтобы первыми узнавать о новых полезных публикациях

Источник: http://grnt.ru/blog/denezhnyie-dokumentyi-i-blanki-strogoy-otchetnosti/

Поступление и выдача денежных документов в 1С 8.3

Что такое денежные документы в бухгалтерии?

Курсы 1С 8.3 и 8.2 » Обучение 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) » Банк и касса » Поступление и выдача денежных документов в 1С 8.3

Нередко в своей практике бухгалтер сталкивается с необходимостью оформления поступления и выдачи денежных документов в программе 1С 8.3, где данный процесс автоматизирован. Он понятен и прост. Далее рассмотрим его механизм на примере.

Что такое денежные документы и какие документы относятся к ним

Денежные документы – это документы, которые организация уже оплатила, но услуги по ним еще не предоставлены. Эти документы хранятся в кассе предприятия. Например: талоны на бензин, талоны на питание, марки почтовые, оплаченные железнодорожные и авиабилеты и т.д.

Учет денежных документов в 1С 8.3 ведется на счете 50.03.

Поступление денежных документов в 1С 8.3

Для оформления поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) предусмотрен документ Поступление денежных документов. Его без труда можно отыскать в разделе Банк и касса – Поступление денежных документов:

Перейдем в журнал Поступление денежных документов. Для создания нового документа используется кнопка Создать:

Для начала заполним шапку документа:

  • Вид операции – из выпадающего списка предполагается выбрать от кого происходит поступление: от поставщика, от подотчетника или прочее поступление;
  • Счет учета заполняется автоматом в 1С 8.3. По умолчанию – это счет 50.3;
  • Организация – выбираем нужную организацию, если их несколько;
  • Вх.номер… от – проставляем, если есть, вх. номер и дату;
  • Номер… от – номер документу в 1С 8.3 присвоится автоматически при записи или проведении. Дата проставляется также автоматически при создании документа (текущее число):

Теперь можем перейти к заполнению формы документа. Она состоит из 2 вкладок: От кого и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа, необходимо нажать Добавить и внести реквизиты:

  • Денежный документ – из справочника Номенклатура денежных документов необходимо выбрать нужный денежный документ или создать новый;
  • Количество – указывается сколько денежных документов поступило;
  • Сумма – указывается стоимость поступивших денежных документов. Внимание! Данное поле заполнится автоматом, если будут заполнены данные в справочнике Номенклатура денежных документов:

Заполним вкладку От кого. Ее реквизиты будут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке.

Оприходование денежных документов от поставщика в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от поставщика необходимо заполнить реквизиты:

  • Контрагент – выбираем поставщика, от которого получены денежные документы;
  • Принято от – наименование контрагента для печатных форм. Внимание! Для того чтобы данный реквизит заполнялся автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;
  • Договор – выбирается нужный или создается новый. Внимание! Договор должен иметь вид Прочее;
  • Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

Получение денежных документов от подотчетного лица в 1С 8.3

Если был выбран вид Поступление от подотчетного лица заполним реквизиты:

  • Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, от которого поступили денежные документы;
  • Принято от – данные сотрудника для печатных форм (ФИО). Проставляются автоматом:

Прочее поступление денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочее поступление:

  • Принято от – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
  • Счет кредита – заполняется счет учета. При выборе счета, при необходимости, потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ в 1С 8.3, используя кнопку Провести:

Проводки по поступлению денежных документов в 1С 8.3

Если все было заполнено корректно, то программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, используя Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – от поставщика (76.09) на счет «Денежные документы» (50.03):

Как оформить поступление денежных документов в 1С 8.3

Документ Поступление денежных документов имеет печатную форму Приходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, необходимо нажать кнопку Приходный ордер в верхнем меню документа:

Далее на экран выводится макет печатной формы Приходный ордер:

Выдача денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 создается также как и поступление из раздела Банк и касса – Выдача денежных документов:

Переходим в журнал Выдача денежных документов. Для создания нового документа в 1С 8.3, используется кнопка Создать:

Документы выдачи заполняется аналогично поступлению. При заполнении шапки документа заполнению подлежат реквизиты:

Вид операции – из выпадающего списка необходимо выбрать:

  • Возврат поставщику – выбирается, если выполняем возврат денежных документов поставщику;
  • Выдача подотчетному лицу – выбирается, если денежные документы выдаются подотчетному лицу;
  • Прочая выдача – выбирается при прочем выбытии денежных документов из кассы.

Далее указываются:

  • Счет учета – в 1С 8.3 заполняется автоматом;
  • Организация – подбираем нужную организацию, если их несколько;
  • Номер… От – номер документу присвоится автоматически при записи или проведении. Дата в 1С Бухгалтерия 3.0 проставляется также автоматически, только при создании документа (текущее число):

По аналогии с поступлением заполним форму документа. Она также состоит из 2 вкладок: Кому и Денежные документы.

Заполним вкладку Денежные документы. Чтобы заполнить таблицу документа необходимо нажать Добавить и заполнить реквизиты:

  • Денежный документ  – из справочника  Номенклатура денежных документов выбрать нужный денежный документ или создать новый;
  • Количество – указывается сколько денежных документов выдается;
  • Сумма  – указывается сумма возврата денежных документов:

Реквизиты вкладки Комубудут меняться в зависимости от выбора вида операции в шапке документа Выдача денежных документов.

Возврат денежных документов поставщику в 1С 8.3

Если был выбран вид Возврат поставщику заполняются реквизиты:

  • Контрагент – выбираем поставщика, которому возвращаем денежные документы;
  • Выдано – наименование контрагента для печатных форм. Внимание! Для заполнения реквизита автоматом, необходимо прописать в карточке контрагента полное наименование;
  • Договор из справочника Договоры выбирается нужный. Внимание! У договора должен стоять вид Прочее.
  • Счет расчетов – проставляется счет расчета с контрагентами:

При выборе вида операции Возврат поставщику на форме документа появится еще одна вкладка, которую необходимо заполнить – Счета доходов и расходов.

Без выполнения данного условия документ в 1С 8.3 не проведется. Она  нужна для того, чтобы отразить в учете разницы между суммой возврата и учетной стоимостью денежных документов.

На вкладке необходимо заполнить реквизиты:

  • Статья доходов и расходов – в справочнике Прочие доходы и расходы подбираем подходящую статью;
  • Счет учета доходов – указывается счет учета для доходов, которые возникают если сумма возврата превышает учетную стоимость денежных документов;
  • Счет учета расходов – указывается счет учета для расходов, которые возникают когда учетная стоимость денежных документов превышает сумму возврата:

Выдача денежных документов подотчетному лицу в 1С 8.3

Если был выбран вид Выдача подотчетному лицу:

  • Подотчетное лицо – выбирается сотрудник, которому выдаются денежные документы;
  • Выдано – вносятся данные сотрудника для печатных форм (ФИО). В 1С 8.3 проставляются автоматически:

Прочая выдача денежных документов в 1С 8.3

Если был выбран вид Прочая выдача заполняются реквизиты:

  • Выдано – указывается либо ФИО сотрудника, либо наименование контрагента (как для формы, выводимой на печать);
  • Счет дебета – заполняется счет учета. При выборе счета по мере необходимости потребуется заполнить субконто:

После занесения в документ всей необходимой информации, необходимо провести документ, используя кнопку Провести:

При корректном заполнении, программа 1С 8.3 сформирует необходимые проводки. Их можно посмотреть, нажав на Дт/Кт:

В нашем примере проводки корректны – Дт 71.01 Кт 50.03:

Как оформить выдачу денежных документов в 1С 8.3

Документ Выдача денежных документов имеет печатную форму Расходный ордер. Чтобы вывести на экран макет печатной формы, следует нажать Расходный ордер в верхнем меню документа:

На экран выводится макет печатной формы Расходный ордер:

Отчет по движению денежных документов в 1С 8.3

Счет денежных документов 50.03 – единственный счет из раздела Касса, у которого есть признак количественного учета. Это позволит увидеть обороты и остатки по данному счету как в суммовом, так и в количественном выражении.

Рассмотрим на примере. Перейдем в раздел Отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету:

Выбираем счет – 50.03. Заполняем организацию и период, нажимаем Сформировать:

Видим, что отчет сформировался по счету 50.03 в разрезе субконто Денежные документы и содержит не только суммовые значения, но и количественные:

На сайте ПРОФБУХ8 Вы можете посмотреть другие наши бесплатные статьи и материалы по конфигурациям:
1C Бухгалтерия 8.3 (8.2).

Чтобы освоить более широкий спектр операций в программе 1С и изучить весь функционал программы, мы предлагаем Вам пройти наш профессиональный курс «1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 на интерфейсе ТАКСИ». Подробнее о курсе смотрите в нашем видео:

Поставьте вашу оценку этой статье: (2 3,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://ProfBuh8.ru/2016/06/postuplenie-i-vyidacha/

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: