Как оформить суточные в командировку?

Содержание

Командировки: основные правила оформления

Как оформить суточные в командировку?

Командировкой называют поездку сотрудника, направляемого работодателем для выполнения служебных поручений и заданий за пределы места постоянной работы.

Данное определение содержится в Трудовом кодексе (ст.

 166 ТК РФ), и с ним не следует путать служебные поездки сотрудников, работа которых в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией имеет разъездной характер или проходит в пути.

Новые правила оформления командировки

Прежние правила оформления командировок, действовавшие до 8 января 2015 года, с указанной даты утратили свою актуальность.

Теперь оформляются гораздо проще, чем пару лет назад: теперь работодателю можно не составлять отдельное задание и не выдавать работнику, направляемому в поездку, командировочное удостоверение. Он же, в свою очередь, не обязан составлять отчет о работе.

Упразднена и норма об обязательном ведении журналов учета сотрудников, выбывающих в служебные поездки и прибывающих к месту командирования.

Некоторые организации, несмотря на возможность упрощения документооборота, продолжают применять прежний алгоритм оформления (если вы хотите поступить так же, нужно закрепить используемый порядок локальным актом, например, Положением о командировках).

Но большинством работодателей новость о том, что можно направлять сотрудников в рабочие поездки путем издания одного лишь приказа и не тратить время на разработку целого пакета документов, была воспринята благосклонно.

При составлении такого приказа можно использовать унифицированную форму № Т-9 или ее аналог, разработанный локально.

Правда, возникает закономерный вопрос: если нет рабочего задания, где прописывать цель отъезда? И если командировочное удостоверение больше не используется, как сотруник сможет подтвердить срок пребывания по месту назначения по новым правилам? На самом деле все просто.

Разумеется, указывать цель нужно, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ), поэтому после отмены задания работодатель должен сам решить, в каких документах будет отражаться данная информация.

Целесообразно внести сведения о цели в приказ, с которым человек, направляемый в поездку за пределы места постоянной работы, должен ознакомиться под роспись, например:

Приказ о направлении в командировку

Скачать приказ>>>

Для налоговой инспекции прописанной в приказе цели поездки достаточно, чтобы учесть все расходы при расчете налога на прибыль. Что касается подтверждения срока отсутствия на рабочем месте, то с этой целью используются проездные билеты к месту выполнения задания и обратно.

Важно: если сотрудник отправляется в поездку на личном автомобиле, указать срок можно в служебной записке, к которой прикрепляются подтверждающие документы (например, чеки или квитанции, по которым можно отследить маршрут и даты отъезда и прибытия).

Узнайте, как происходит оформление командировок с 2015 года

Как отчитаться о проделанной работе?

Если раньше подробные сведения о задаче, поставленной перед командированным, и полученных результатах можно было почерпнуть из соответствующего задания и отчета, то теперь работодатель вправе самостоятельно решать, в какой форме получать информацию о проделанной работе.

Иногда руководителю достаточно устного отчета, подкрепленного документами, которые свидетельствуют об успешном выполнении задания: заключенным договором на оказание услуг, товарной накладной и т. д.

Также можно отчитаться о достигнутых результатах посредством служебной записки, дополненной подтверждающими документами.

Какими документами подтверждаются расходы за время командировки?

Перед отъездом на основании приказа рассчитывается сумма аванса на оплату проезда к месту назначения, проживания и суточных, которые обычно выплачиваются в рублях, и лишь при направлении зарубеж — в иностранной валюте.

Работодатель обязан компенсировать все расходы, поэтому по возвращении в бухгалтерию передается авансовый отчет, в котором указываются израсходованные суммы.

К отчету обязательно следует приложить подтверждающие документы, в роли которых могут использоваться:

  • проездные билеты;
  • чеки с заправок (если сотрудник ездил на личном автомобиле);
  • квитанции на парковку;
  • счета за проживание в гостинице или арендованной квартире;
  • кассовые и товарные чеки и т. д.

Важно: во избежание возможных ошибок в процессе оформления рабочих поездок и компенсации расходов, с ними связанных, рекомендуется закрепить соответствующий порядок отдельным локальным актом (ст. 8 ТК РФ). Образец данного Положения может выглядеть следующим образом:

Образец положения о командировках

Скачать образец Положения>>>

Порядок возмещения командировочных расходов следует прописать в коллективном договоре или локальном нормативном акте, при этом работодатель вправе предусмотреть компенсацию любых видов расходов, например:

Скачать таблицу >>>

Чтобы в дальнейшем не возникло проблем с обоснованием отдельных видов расходов в целях налогообложения прибыли, не рекомендуется закреплять локальными нормами расходы на обслуживание в ресторанах и барах, пользование спортзалом или бассейном, услуги VIP-залов для приема делегаций и т. д.

Сверхурочная работа в период командировки

Трудовое законодательство позволяет привлекать к сверхурочной работе, но обязывает оплачивать переработку в повышенном размере, в том числе в поездках (письмо Минтруда от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195). Если работнику во время отъезда придется работать сверхурочно, необходимо оформить переработку соответствующим образом:

Справка

Сверхурочная работа во время командировки, оформляем переработку:

  • если еще до отъезда известно, что без переработки не обойтись, заранее уведомляем командированного о предстоящей сверхурочной работе (в устной или письменной форме, в соответствии со ст. 99 ТК РФ);
  • получаем письменное согласие работника на сверхурочную работу;
  • если он уже находится в отъезде  и дает устное согласие трудиться сверхурочно, оформляем процедуру актом за подписями нескольких свидетелей;
  • убедившись, что командированный не возражает против сверхурочной работы, издаем соответствующий приказ, с которым знакомим командированного под подпись;
  • обязательно отражаем сверхурочно отработанные часы в табеле учета рабочего времени.

Составляя письменное уведомление, отразите в документе не только основания для привлечения к сверхурочной работе, но и ее характер, продолжительность и размер компенсации, полагающейся за переработку, например:

Образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе

Скачать образец уведомления о привлечении к сверхурочной работе >>>

Продление командировки в связи с болезнью сотрудника

Даже крайне важная поздка может внезапно прерваться болезнью командированного, который, выпадая из ранее установленного графика, не успевает справиться со заданием в срок.

В этом случае работодатель может принять решение о продлении командировки, чтобы дать командированному дополнительное время для завершения задания.

На практике, получая служебную записку с информацией о болезни, рекомендуется действовать по такой схеме:

  • убедиться, что сотрудник готов после выздоровления и закрытия больничного листа продолжить выполнение задания (отправить соответствующее заявление можно по электронной почте или по факсу);
  • составить приказ о продлении сроков, сделать соответствующую пометку в приказе о направлении в поездку и довести документ до сведения с помощью имеющихся в его распоряжении средств связи;
  • по завершении поездки принять оригинал больничного и отметить в табеле учета рабочего времени командированчные дни и болезни;
  • оплатить пособие по временной нетрудоспособности и возместить все расходы, связанные с необходимостью продления срока пребывания.

Сообщать о болезни во время отъезда нужно оперативно.

Чем раньше работник уведомит работодателя о невозможности выполнять задание по причине временной нетрудоспособности, тем оперативнее будут предприняты меры для закрытия или продления срока отъезда, если в этом есть необходимость. Специальная форма уведомления для таких случаев не разработана, поэтому служебную записку можно составить в произвольной форме, например:

Служебная записка о временной нетрудоспособности в период командировки

Скачать служебную записку о временной нетрудоспособности>>>

Если работник сообщает, что серьезно заболел и не в состоянии выполнять задание, не терпящее отлагательств, работодатель вправе отменить поездку в первый день болезни и делегировать полномочия другому специалисту.

Допустимы ли командировки в праздники и выходные дни?

Иногда обстоятельства вынуждают работодателя направить в срочную командировку — настолько срочную, что приходится выезжать в выходной или праздничный день.

Закон не возбраняет оформлять такие случаи в нерабочие дни, но только с согласия командированного, который имеет полное право отказаться от данного поручения. Получив письменное согласие (в соответствии со ст.

 113 ТК РФ) и убедившись, что мнение профсоюза не идет вразрез с принятым работодателем решением, можно издавать приказ. В табеле учета рабочего времени поездка, пришедшаяся на нерабочий день, обозначается буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03».

Оплачивать такие дни тоже придется по особой схеме: если работник получает фиксированный оклад, сверх обычной нормы дополнительно выплачивается одинарная дневная ставка.

Читайте также  Как правильно оформить подотчетные деньги?

Если количество отработанных часов превышает месячную норму, вместо дополнительной одинарной дневной ставки выплачивается двойная.

Сотрудникам, у которых нет фиксированного оклада, отъезд в выходной день оплачиваются не менее чем по двойной тарифной ставке (дневной или часовой), а сдельщикам — минимум по двойным сдельным расценкам. По желанию доплату и в первом, и во втором случае можно заменить дополнительным днем отдыха.

Командировки госслужащих

Как и любые другие категории, государственные служащие по мере необходимости могут направляться в командировки, правила оформления которых установлены «Порядком командирования госслужащих» (утв.

указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813). Согласно действующим нормам, срок отъезда определяет работодатель с учетом сложности и объема задачи, решение которой доверяется командированному госслужащему.

Правда, срок напрпавления в вышестоящие государственные органы не должен превышать пяти дней без учета времени, которое сотрудник проведет в пути.

Продлить такое задание можно лишь на веских основаниях, с письменного согласия руководителя принимающего госоргана и не более чем на пять дней.

Поскольку изменения правил документального оформления поездок затронули и государственные службы, с 2015 года ни задание, ни командировочное удостоверение можно не оформлять, а в подтверждение сроков отъезда и сопряженных с ней расходов по возвращении он предъявляет в отдел кадров:

  • квитанции из гостиницы;
  • кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • маршрутный лист, если использовался личный автомобиль;
  • служебные записки, заявления, справки, рапорты о пребывании;
  • квитанции с парковок и прочие подтверждающие документы.

В отличие от других категорий, государственные служащие обязаны в течение трех дней с момента возвращения представить письменный отчет о выполненной работе, согласованный с непосредственным руководителем своего структурного подразделения. Оплата поездки государственного служащего также имеет свои особенности: как и в общих случаях, ему компенсируются соответствующие расходы, но их предельные размеры устанавливаются законом и зависят от ранга.

Скачать таблицу >>>

Так, госслужащему, находящемуся в ранге руководителя, расходы на проезд к месту командирования компенсируются в размере, соответствующем авиабилету первого класса, железнодорожному билету категории «СВ», «С» или бизнес-класса, а работнику, замещающему младшую должность гражданской службы, — по тарифу экономкласса при авиаперелете или в размере стоимости проезда в купейном вагоне («К») при пользовании железнодорожным транспортом. Если расходы государственного служащего превысили установленную законом норму, сумма сверх нормы компенсируется за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на содержание государственного органа, в котором служит командированный.

Проверьте себя

  • a. Да, это требование ко всем работодателям;
  • b. Да, только для коммерческих структур;
  • c. Нет, с 2015 года требование отменено, но некоторые работодатели продолжают так делать.

2. Где указывается цель отъезда:

  • a. Только в служебном задании и командировочном удостоверении;
  • b. В приказе о направлении в командировку (а также задании, если оно используется в организации);
  • c. Указывать цель нет необходимости.

3. Какие расходы нельзя включить в состав командировочных:

  • a. Бронирование VIP-номера в гостинице;
  • b. Проезд в вагонах повышенной комфортности с платным обслуживанием;
  • c. К командировочным расходам работодатель вправе отнести любые расходы.

4. Допустимо ли привлечение командированного к сверхурочной работе:

  • a. Да, допустимо, даже без его согласия;
  • b. Да, допустимо, но лишь с его согласия при должном документальном оформлении.
  • c. Нет, недопустимо.

5. Как оформить направление в командировку в нерабочие праздничные дни:

  • a. Как любую работу в нерабочий день – с согласия сотрудника и профсоюза издать соответствующий приказ, зафиксировать это в табеле учета рабочего времени и дополнительно оплатить нерабочие дни, в которые сотрудник работал;
  • b. Как обычную командировку – приказом и согласием работника, особым образом отмечать нерабочие праздничные дни не нужно;
  • c. Работников нельзя направлять в командировки в нерабочие праздничные дни.

Источник: https://www.kdelo.ru/komandirovka

Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция, заполнить документы онлайн

Как оформить суточные в командировку?

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб.

для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок.

Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

Документы на командировку

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7.

Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и  готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней.

 Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Перейти в программу

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Основание для отправки в командировку Письменное распоряжение руководителя
Дата начала командировки Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.
Дата окончания командировки Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.
Размер суточных 700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Дата начала загранкомандировки Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).
Дата окончания загранкомандировки Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.
Размер суточных 2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)
Основание для начисления командировочных расходов Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании  в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

Как оформить по шагам

Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки. 

Шаг 2. Выдайте суточные. 

Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К.

Количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ. 

Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Читайте также  Как оформить нотариально залог товаров в обороте?

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например.

Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника.

В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом.

На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки.

С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

  • Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
  • Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
  • Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
  • Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику). 

Источник: https://www.26-2.ru/art/351894-oformlenie-komandirovkii

Однодневная командировка

Как оформить суточные в командировку?

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку.

В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях).

Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502399

Как правильно оформить командировку

Как оформить суточные в командировку?

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки КомандировкаРабота разъездного характера
Количество поездок Разовые, до нескольких раз в год. Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФ Статьи 166 — 168 ТК РФ. Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездок Любой. Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работы Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя. Осуществление основных трудовых обязанностей.
Оплата Из расчета среднедневного заработка. Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
Оформление Специальный приказ (распоряжение) руководителя. Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету. По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2019 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Скачать

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

Читайте также  Как оформить доплату до МРОТ?

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2019 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день.

Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов.

Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки.

Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2019 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2019 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2019 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника.

На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам.

Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2019 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы.

Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте. Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта.

Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Суточные в командировке 2019: нормы, размер по России и за границу

Как оформить суточные в командировку?

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Вебинары в Контур.Школе

Разбор практических ситуаций. Изменения законодательства.

Зарегистрироваться

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных.

 Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб.

придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы.

А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются.

Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п.

 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: https://school.kontur.ru/publications/232

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: