Как правильно оформить табель учета рабочего времени?

Содержание

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Как правильно оформить табель учета рабочего времени?

Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:

  • учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
  • контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
  • иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.

Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.

Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).

Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах.

Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.

Кто ведет табель в организации

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:

  • табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
  • подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
  • после чего он передаётся в бухгалтерию.

Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица.

Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник.

Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику.

Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.

В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.

Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени

Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников.

А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда.

Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.

Заполнение табеля рабочего времени

Применяются два способа заполнения табеля:

  • сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
  • заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.

Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.

Шаг 1 — название организации и структурного подразделения

Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.

Шаг 2 — код по ОКПО

ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:

  • 8 цифр для юрлиц;
  • 10 цифр для ИП.

Шаг 3 — номер документа и дата составления

  • Номер документу присваивается по порядку.
  • Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.

Шаг 4 — отчётный период

Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.

Шаг 5 — информация о работнике

Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.

  • Порядковый номер в табеле.
  • Фамилия и должность работника.
  • Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.

Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов

Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:

  • Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск.

Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц

  • В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
  • В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.

Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты

Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:

  • 2000 — зарплата (оплата труда);
  • 2012 — отпускные.
  • Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
  • В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.

Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:

Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки

Графы 10–12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:

  • 3 дня — в связи с командировкой;
  • 10 дней был в отпуске.

Шаг 10 — подписи ответственных лиц

Табель учёта подписывают в конце месяца:

  • сотрудник, ответственный за ведение;
  • руководитель отдела;
  • кадровый работник.

Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени

Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:

  • какой именно вид отпуска проставлять;
  • период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
  • каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.

Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:

ОТ очередной оплачиваемый отпуск
ОД дополнительный оплачиваемый
ДО административный (без сохранения ЗП)
У учебный с сохранием ЗП
УВ учебный без отрыва от производства (сокращенный день)
УД учебный без сохранения ЗП
Р по беременности и родам
ОЖ по уходу за ребёнком до 3 лет
ОЗ без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях
ДБ дополнительный без сохранения ЗП

При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.

Читайте также  Как правильно оформить внутреннее совмещение должностей?

Остальные обозначения и коды в табеле

Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.

Присутствие на рабочем месте:

Я работа в дневное время
Н в ночное время
РВ работа в выходные и праздники
С сверхурочная
ВМ вахтовым методом

Командировки и повышение квалификации:

К служебная командировка
ПК повышение квалификации с отрывом от труда
ПМ повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности

Отсутствие на рабочем месте:

Б временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия
Т временная нетрудоспособность без выплаты пособия
ЛЧ сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях
ПВ вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении)
Г неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей
ПР прогул без уважительных причин
НС режим неполного рабочего времени
В выходные и праздничные нерабочие дни
ОВ дополнительный оплачиваемый выходной
НВ дополнительный неоплачиваемый выходной
ЗБ забастовка
НН невыясненная причина неявки
РП простой по вине работодателя
НП простой по не зависящим ни от кого причинам
ВП простой по вине работника
НО отстранение от работы (оплачиваемое)
НБ отстранение без сохранения ЗП
НЗ приостановка работы при задержке ЗП

Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/[email protected]):

2000 трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения)
2010 выплаты по гражданско-правовым договорам
2012 отпускные
2300 больничное пособие
2530 оплата в натуральной форме
2760 материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию
3020 проценты по вкладам

Скачать табель учёта рабочего времени бланк простой Формат Т-12

Источник: http://ppt.ru/rabochee-vremia/zapolnenie-tabelya

Заполнение табеля учета рабочего времени: как правильно заполнять, правила, образец и иное

Как правильно оформить табель учета рабочего времени?

Учёт и контроль — два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений.

Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду.

Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.

Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия.

Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр.

лица, и индивидуальные предприниматели.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:

  1. Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр — недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
    • работник кадровой службы (если она есть на предприятии);
    • сотрудник бухгалтерии (как правило, это обосновано на малых предприятиях, где нет отдела по управлению персоналом);
    • служащий любого другого подразделения (например, секретарь-референт или руководитель отдела продаж);
    • директор компании или ИП (в этом варианте в приказе руководитель возлагает эту обязанность на себя).В распоряжении, как правило, также указывается заместитель табельщика, на кого возлагаются обязанности учёта при его отсутствии
  2. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь — использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.

    Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным

  3. Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
    • ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
    • электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;В формате экселя удобно вести табель
    • автоматический табельный учёт — наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом
  4. По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
    • шаблон Т-13 — это оптимальная и самая распространённая форма. Она полностью соответствует требованиям Минфина РФ к основным реквизитам табельного учёта, прозрачна для ведения, поэтому легко воспринимается контролёрами. Форма адаптирована и к электронному, и к автоматическому способу учёта. Алгоритм заполнения рассмотрен далее именно на её примере. Скачать шаблон формы Т-13 можно, перейдя по гиперссылке;
    • шаблон Т-12 — даёт возможность, кроме учёта рабочего времени, рассчитывать заработную плату персоналу. Минус этого шаблона — он ведётся только вручную. Взять для работы эту учётную форму можно, перейдя по гиперссылке;Унифицированная форма Т-12 применяется для ручного ведения табеля
    • бланк по форме ОКУД № 0504421. По обыкновению этот шаблон берётся на вооружение учебными бюджетными учреждениями, не запрещено использовать эту форму для учёта и в коммерческих организациях;Табель по форме ОКУД № 0504421 может использоваться любой организацией
    • форма, разработанная самостоятельно. Обычно это упрощённый табличный файл, где фиксируются (как и в стандартных формах) Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника, рабочие дни и дни отдыха, другая информация.
  5. Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения — 5 лет.

Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации — серьёзный процесс для всех работодателей.

Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.

Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников.

Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных).

А ещё табельный учёт при правильном использовании — хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.

обзор: грамотная организация табельного учёта

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

  1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
  2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
  3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
  4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
  5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
  6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
  7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор — буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.
Читайте также  Как оформить простой по вине работодателя?

Источник: https://sb-advice.com/docs/10990-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-obrazec-zapolneniya.html

Табель учета рабочего времени: образец формы Т-12

Как правильно оформить табель учета рабочего времени?

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Основное назначение

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

  1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
  2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую форму П-4

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню.

Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель.

Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

  1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
  2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
  3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
  4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений.

В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
  2. Коды по ОКУД и ОКПО.
  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.
  2. Во 2 и 3 следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 
  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 
  4. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  5. 6 графа – эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 
  6. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.
  7. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.
  8. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.
  9. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.
  10. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

  1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
  2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ (если таковой есть)
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

инструкция по оформлению

Источник: https://2ann.ru/obrazec-zapolneniya-formy-t-12-tabelya-ucheta-rabochego-vremeni/

Табель учета рабочего времени: порядок и образец заполнения, бланки форм Т-12, Т-13 и 0504421

Как правильно оформить табель учета рабочего времени?

Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление.

Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру.

Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.

Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов).

Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Читайте также  Как оформить статус ветерана труда для пенсионера?

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Cкачать чистый бланк Word табеля учёта рабочего времени Т-12 и Т-13 можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

  • таблица существует в единственном экземпляре;
  • заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
  • запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин.

Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ.

С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа.

В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу.

Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

  • ведется в единственном экземпляре;
  • открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
  • используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

Скачать чистый бланк табеля учета использования рабочего времени формы 0504421 можно по ССЫЛКЕ.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид.

Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0».

С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме 0504421  можно посмотреть ЗДЕСЬ.

Первые четыре графы заполняются сразу — это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода.

В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения.

В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Наименование показателя Код
Выходные и нерабочие праздничные дни В
Работа в ночное время Н
Выполнение государственных обязанностей Г
Очередные и дополнительные отпуска О
Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам Б
Отпуск по уходу за ребенком ОР
Часы сверхурочной работы С
Прогулы П
Неявки по невыясненным причинам  (до выяснения обстоятельств) НН
Неявки с разрешения администрации А
Выходные по учебе ВУ
Учебный дополнительный отпуск ОУ
Замещение в 1 — 3 классах ЗН
Замещение в группах продленного дня ЗП
Замещение в 4 — 11 классах ЗС
Работа в выходные и нерабочие праздничные дни РП
Фактически отработанные часы Ф
Служебные командировки К

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от ежегодного оплачиваемого отпуска и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

 По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

 За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно — отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску — свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

 Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.

Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии.

По беременности и родам

Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.

По уходу за ребенком

А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».

Работа с документами — это всегда ответственное занятие, но знание основ заполнения табеля учета рабочего времени убережет вас от споров при начислении заработной платы и других мелких неприятностей такого рода.

— составление табеля рабочего времени и начисление заработной платы в 1С:

(24 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: