Требования к помещению архива на предприятии

Требования к архивным помещениям в организации — Пожарная безопасность

Требования к помещению архива на предприятии

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

  1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
  2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
  3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
  4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
  5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству.

Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели.

В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику.

Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом.

Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации.

Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций.

В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации).

К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Читайте также  Казенное учреждение арендует помещение проводки

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

  1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
  2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
  3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
  4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
  5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
  6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
  7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
  8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
  9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
  10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
  11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
  12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
  13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива.

Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

  1. Архивохранилище.
  2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
  3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
  4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает.

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

  1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
  2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
  3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
  4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).
Читайте также  Форма договора субаренды нежилого помещения

Источник: https://stz-irk.com/trebovaniya-k-arhivnym-pomescheniyam-v-organizatsii/

Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

Требования к помещению архива на предприятии

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Главное — порядок

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику.

Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом.

Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации.

Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Список того, что обязано иметься в наличии

  1. Архивохранилище.
  2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
  3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
  4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает..

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила.

Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен.

Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию.

Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором.

Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

Читайте также  Нормы освещения в офисных помещениях

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

Источник: http://utyugok.ru/article/325451/trebovaniya-k-pomescheniyu-arhiva-osnovnyie-pravila-rabotyi-arhivov-organizatsiy

Росгосархив требования к помещениям архива

Требования к помещению архива на предприятии

В соответствии с ч. 8 и 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации организации включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Ремонт в архиве

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей: • при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны; • при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив; Подобная «генеральная уборка» при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Арственный архив

комплектование и учет документов; *

обеспечение их сохранности; *

обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним; *

обеспечение использования документов в научных и практических целях; *

ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии; *

контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

Требования к архивным помещениям

помещение для использования документов; 4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны. Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Средства хранения документов в организации

Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.

расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации» В целях осуществления единой технической политики в вопросах проектирования, строительства, реконструкции и капитального ремонта зданий главных управлений (национальных банков) и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации 1. Утвердить Ведомственные нормы проектирования

«Здания территориальных главных управлений, национальных банков и расчетно-кассовых центров Центрального банка Российской Федерации»

ВНП 001-01/Банк России (далее — Ведомственные нормы).

Из данной статьи вы узнаете:

Как выбрать помещение под архив

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

При выборе архивного помещения следует обязательно учесть удаленность от систем водоснабжения.

Следует помнить, что вода – главный враг любых бумажных (и электронных тоже) носителей.

Источник: http://zppmsk.com/rosgosarhiv-trebovanija-k-pomeschenijam-arhiva-83847/

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: